對外文書(shū)是對外交往的書(shū)信形式，是進(jìn)行對外交涉和禮儀往來(lái)的一種重要手段。各種文書(shū)均體現國家的對外方針政策和有關(guān)法規，所以起草和發(fā)送對外文書(shū)是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會(huì )造成更為嚴重的后果。因此，書(shū)寫(xiě)對外文書(shū)要求文字嚴謹、精煉、準確，客套用語(yǔ)合乎慣例，格式要美觀(guān)大方，打印要整潔。

 
    收到各類(lèi)文書(shū)要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書(shū)往來(lái)，收下回復或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態(tài)度。因此對外文書(shū)處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應以相應的文書(shū)進(jìn)行答復或復謝。 

    一、幾種對外文書(shū) 

    （一） 照 會(huì ) 

    照會(huì )分正式照會(huì )和普通照會(huì )兩種。

 
    正式照會(huì )由國家元首、政府首腦、外交部長(cháng)、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。一般不蓋機關(guān)印章。普通照會(huì )由外交機關(guān)（外交部）或外交代表機關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱(chēng)，加蓋機關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節或受權的外交官簽名。正式照會(huì )和普通照會(huì )的區別還在于它們使用范圍不同。

 
    正式照會(huì )用于：1．重大事情的通知。如國家領(lǐng)導人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2．重要問(wèn)題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開(kāi)雙邊、多邊國際會(huì )議，互設領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪(fǎng)問(wèn)以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟等重要問(wèn)題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì )的。 

    普通照會(huì )用于進(jìn)行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來(lái)。由于外交文書(shū)日趨簡(jiǎn)化，普通照會(huì )的使用范圍也越來(lái)越廣，政府之間關(guān)于重要國際問(wèn)題的來(lái)往，現在也多使用普通照會(huì )。 

    普通照會(huì )以同樣內容普遍分發(fā)給當地各外交代表機關(guān)的，亦稱(chēng)通告照會(huì )。例如，外交部用以向外交團發(fā)送各種事務(wù)性通知、規定、條例等照會(huì )，以及各外交代表機關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類(lèi)通告照會(huì )可復印，受文機關(guān)可寫(xiě)“各國駐××國外交代表機關(guān)”。 

    （二） 對 外 函 件 

    對外函件（包括外交函件）形式簡(jiǎn)便，使用范圍較廣。國家領(lǐng)導人、外交人員以及各部門(mén)各機構寫(xiě)給外國相應人員與機構的書(shū)信都可采用這種形式。根據內容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務(wù)性者，視為便函。一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。

 
    （三） 備 忘 錄 

    備忘錄是外交代表機關(guān)之間使用的一種外交文書(shū)，用來(lái)說(shuō)明就某一事件、問(wèn)題進(jìn)行交涉時(shí)在事實(shí)上、立場(chǎng)上、法律方面的細節，或用來(lái)重申外交會(huì )談中的談話(huà)內容?？擅娼换蛩徒粚Ψ?，無(wú)客套語(yǔ)、致敬語(yǔ)，開(kāi)頭就敘述事實(shí)。在會(huì )談或交涉中為了對方便于記憶談話(huà)的內容或避免誤解，可預先寫(xiě)成備忘錄面交對方，也可在談話(huà)后將要點(diǎn)用備忘錄送交對方。為了敘述事實(shí)或陳述、補充自己的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)或駁復對方的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)，如果用照會(huì )過(guò)于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢(xún)，也可送交備忘錄。 

    備忘錄也可以作為正式照會(huì )或普通照會(huì )的附件。

 
    面交的備忘錄，不編號、不寫(xiě)抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫(xiě)抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。

 
    （四） 電 報 

    國家領(lǐng)導人、外交代表，各部門(mén)和機構亦常用電報同外國相應人員及單位進(jìn)行文書(shū)往來(lái)。電報多用于祝賀、慰問(wèn)、吊唁及各種事務(wù)性聯(lián)系。抬頭應寫(xiě)清受電人國名、地名、職銜、姓名，發(fā)電人亦應具職銜和全名或機構名稱(chēng)。

 
    電報可直發(fā)收電人，亦可發(fā)有關(guān)國家外交部轉或通過(guò)駐外使館轉交。

 
    二、 對外文書(shū)使用的要求 

    格式 使用對外文書(shū)首先要注意格式，不要用錯。如外長(cháng)和外交代表使用正式照會(huì )，不要用普通照會(huì )的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會(huì )格式等等。

 
    人稱(chēng) 人稱(chēng)要與文書(shū)格式相適應。正式照會(huì )、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。在正式照會(huì )中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì )一般以單位名義用第三人稱(chēng)寫(xiě)成，稱(chēng)對方亦用第三人稱(chēng)，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關(guān)的名稱(chēng)。以機構名義書(shū)寫(xiě)的對外函件亦用第三人稱(chēng)。

 
    另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會(huì )是人對人，普通照會(huì )是單位對單位。在個(gè)人對個(gè)人的外交文書(shū)中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長(cháng)對外長(cháng)。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長(cháng)、總理、元首，而代辦一般只對外長(cháng)。其他的對外函件可根據實(shí)際情況書(shū)寫(xiě)。

 
    客套用語(yǔ) 客套用語(yǔ)要與格式相適應。如普通照會(huì )開(kāi)頭的“×××向×××致意”這一客套用語(yǔ)不能用作個(gè)人函件中的開(kāi)頭語(yǔ)，非外交機關(guān)發(fā)的對外文書(shū)也不用這一套語(yǔ)，照會(huì )結尾的致敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應。如，致代辦處的文書(shū)一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書(shū)則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書(shū)，亦用“順致崇高的敬意”。

 
    致敬語(yǔ)不能自成一頁(yè)，應緊跟正文后另起一段。

 
    稱(chēng)呼 文書(shū)抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱(chēng)，文中第一出現職銜、姓名也要全稱(chēng)。第二次出現則可用簡(jiǎn)稱(chēng)。

    國名 文書(shū)信封和文中的抬頭的國名等均用全稱(chēng)。文中第一次出現時(shí)用全稱(chēng)，以后可用簡(jiǎn)稱(chēng)。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱(chēng)。

 
    有些國家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫(xiě)錯。

 
    譯文 對外文書(shū)一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書(shū)則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語(yǔ)用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受?chē)淖只蛲ㄓ梦淖謺?shū)寫(xiě)。